住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」

ページ番号1001123  更新日 令和1年11月23日

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この制度は、事前に登録をした人に対して、その人の住民票の写しや戸籍証明書等を本人の代理や第三者に交付したとき、その交付した事実を通知する制度です。
住民票の写し等の不正請求や不正取得による個人の権利の侵害の防止を図るために、平成22年6月1日から実施しています。

本人通知制度の流れ(事前登録から通知までの流れ)

  1. 事前登録(通知を希望する人が事前に登録します。)
  2. 代理人・第三者からの請求(住民票の写し等の請求があれば審査のうえ交付します。)
  3. 登録者への通知(事前登録者に、交付した事実を通知します。)

通知の対象となる住民票の写し等の種類

  • 住民票の写し(除票、改製原住民票を含む。本籍の記載されたものに限ります。)
  • 住民票記載事項証明書(本籍の記載されたものに限る。)
  • 戸籍附票の写し(除籍、改製原戸籍を含む。本籍地が蕨市の方に限ります。)
  • 全部事項証明書または個人事項証明書(戸籍謄本または戸籍抄本)(除籍、改製原戸籍を含む。本籍地が蕨市の方に限ります。)
  • 戸籍記載事項証明書(一部事項証明書)(除かれた戸籍を含む。)

(注)「改製原」とは、法改正やコンピュータシステムの変更、住民票の場合には変更の履歴を記載する余白がない等の理由により、現在の様式に作り替えられる元となったものをさします。

登録方法

事前登録

この制度を利用するにはご本人が事前に登録することが必要です。登録を希望される方は、蕨市役所市民課の窓口で登録の手続きをしてください。

※ご注意

  1. 事前登録は、「本人申請」となっております。世帯の中のお一人が登録されていても、世帯全員が登録されるわけではありませんので、個人単位で登録をしてください。
  2. 蕨市から他市町村へ転出をした場合は、新住所地であらためて事前登録をしてください。(本人通知制度は、全国的な制度ではないため、導入していない市町村もあります。)
  3. 病気やその他やむを得えない理由などにより直接申込みできない方や他の市区町村にお住まいの方は、郵送でも申請できます。

事前登録ができる人

  1. 蕨市の住民基本台帳または戸籍の附票に記載されている人(住民基本台帳または戸籍の附票から除かれた人を含む。)
  2. 蕨市が作成した戸籍に記載されている人(戸籍から除かれた人を含む。)
    ※ただし、死亡した人、失そう宣告を受けた人は登録できません。

事前登録に必要なもの

  1. 蕨市本人通知制度事前登録申込書(様式第1号)
  2. 窓口に来られる人の本人確認書類(有効期限内の運転免許証・パスポート・顔写真入りの住民基本台帳カード)またはその他の証明書
  3. 代理人(登録できる人から委任を受けた人)の場合は、委任状
  4. 法定代理人(未成年者の保護者、成年後見人の場合など)の場合は、戸籍謄本などの資格を証する書類

受付場所

市役所1階市民課窓口

受付時間

月曜~金曜 午前8時30分~午後5時15分[祝日、年末年始(12月29日~1月3日)を除く]

交付事実の通知

事前登録された人の住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付した場合、その交付事実を郵送で通知します。

交付通知書には、次の4項目が記載されます。

  1. 交付した日
  2. 交付した書類の種類(住民票の写し、戸籍の全部事項証明書等)
  3. 交付枚数(件数)
  4. 交付請求者の区分(代理人、第三者の別)

登録期間

一度登録していただければ廃止の届出をしない限り登録は継続されます。ただし、以下の事項に該当する場合は登録が廃止となりますのでご注意ください。

  1. 住所・氏名・本籍等の登録事項に変更があったにもかかわらず、事前登録の変更手続きをしなかったために住民票の写し等が特定できなくなったことを市が把握したとき(通知書の返戻など)
  2. 住民票の写し等の保存期間が経過したとき
  3. 事前登録者が死亡し、又は失踪宣告を受けたとき
  4. 事前登録者の居住地が判明せず、住民票が職権消除されたとき
  5. 虚偽による登録など市長が事前登録を廃止する必要があると認めたとき

登録事項の変更・廃止の届出

登録事前申込書に記載した事項(氏名、住所、本籍等)に変更があった場合、登録を廃止したい場合などは、必ず登録(変更・廃止)届出書を提出してください。(様式第3号)

登録事前申込書等の様式

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このページに関するお問い合わせ

市民生活部市民課市民年金係
〒335-8501 埼玉県蕨市中央5丁目14番15号
電話:048-433-7751・048-433-7711(年金専用)
市民課へのお問い合わせは専用フォームへのリンク